Инициативный кадровый аудит - пояснения

Отдельные учреждения заказывают проведение инициативного аудита, при этом увеличилась составляющая прочих аудиторских услуг. Например, клиенты нередко просят провести инициативный  кадровый аудит организации: проверить кадровую документацию на соответствие трудовому законодательству, а также порядок учета расчетов с персоналом при оплате труда и правильность расчетов с внебюджетными фондами.

 

Грамотно построенные, выверенные посредством инициативного кадрового аудита системы управления кадрами значительно увеличат эффективность работы учреждения, а значит, увеличат его прибыль.

 

Инициативный кадровый аудит является новым видом аудиторской деятельности для большинства российских организаций. Он используется менеджерами для достижения определенных, конкретных, индивидуальных целей. В связи с увеличением интереса работодателей к инициативному кадровому аудиту и продуктивной работе законодателя над нормативно-правовой базой в данной сфере, ее систематическому совершенствованию можно говорить об увеличении спроса на проведение инициативного кадрового аудита, в том числе и о важности качественного предоставления данных услуг.

 

Отсутствие необходимых стандартов в рамках законодательства РФ не является показателем бездействия законодателя в данной сфере. Но, несмотря на это, пока теоретическая база такого аудита имеет много пробелов и недоработок: отсутствуют общепринятые понятия, цели, задачи, методы.

Аудит системы управления персоналом" (HR-аудит)

Ввиду того что на законодательном уровне понятие "кадровый аудит" не закреплено, разные специалисты толкуют его неодинаково. Часто это понятие заменяют дефиницией "аудит системы управления персоналом" (HR-аудит).

 

С нашей точки зрения, HR-аудит - это комплексная оценка качества управления персоналом, ее соответствия целям и стратегии организации. Целью HR-аудита является выявление недостатков, нарушений, сбоев в изучаемой системе.

 

Инициативный кадровый аудит тоже имеет свои цели, задачи и проводится только самостоятельно как отдельная консалтинговая услуга, в то время как HR-аудит может проводиться и как самостоятельная консалтинговая услуга, и в рамках кадрового аудита.

 

Отсутствие необходимых стандартов в рамках законодательства РФ не является показателем бездействия законодателя в данной сфере. Но, несмотря на это, пока теоретическая база инициативного кадрового аудита имеет много пробелов и недоработок: отсутствуют общепринятые понятия, цели, задачи, методы. Ввиду того что на законодательном уровне понятие "кадровый аудит" не закреплено, разные специалисты толкуют его неодинаково. Часто это понятие заменяют дефиницией "аудит системы управления персоналом" (HR-аудит).

 

С нашей точки зрения, HR-аудит - это комплексная оценка качества управления персоналом, ее соответствия целям и стратегии организации. Целью HR-аудита является выявление недостатков, нарушений, сбоев в изучаемой системе. Кадровый аудит тоже имеет свои цели, задачи и проводится только самостоятельно как отдельная консалтинговая услуга, в то время как HR-аудит может проводиться и как самостоятельная консалтинговая услуга, и в рамках инициативного кадрового аудита

 

Предварительный этап инициативного кадрового аудита, аудит персонала, включает в себя проверку и анализ деятельности кадровой службы - оценку кадровых процессов и характеристик персонала.

 

Содержание понятия "Аудит персонала"

 

 

 

Роль работника в жизни предприятия в информационную эпоху существенно меняется. Традиционно в большинстве российских предприятий сложился определенный подход к обязанностям сотрудников, занятых производством продукции (работ, услуг). Сотрудники в основном нацелены на выполнение узких специализированных операций, не выходящих за рамки строго очерченного круга заданий, разработанных руководителями среднего и высшего уровня в должностных инструкциях. Помимо этого существует система контроля выполнения рабочими своих обязанностей в соответствии с их специализацией. Основной задачей работников является решение поставленных задач, выполнение поручений руководителя. Последний должен не приказывать своим подчиненным, а направлять их усилия, помогать раскрытию человеческих способностей, формировать вокруг себя группу единомышленников.

 

Кроме того, менеджеры обязаны структурировать работу, систематически проводить анализ и оценку состояния организации и профессиональной деятельности сотрудников, принимать необходимые и своевременные, в том числе и плановые, управленческие решения, то есть применять в своей деятельности для эффективного руководства и принятия продуктивных управленческих решений систему кадрового аудита.

 

Требуются существенные изменения в сознании и подходе к оценке трудового вклада каждого работника на уровне не только высшего управленческого персонала, но и всех сотрудников организации.

 

Большое значение приобретает комплексный взгляд на проведение кадрового аудита, вопросы его адаптации, а также практические рекомендации для его проведения. В настоящее время ощущается недостаток исследований, которые определили бы для этого необходимый инструментарий, учитывающий особенности и проблемы проведения этого аудита в государственных и муниципальных учреждениях.

 

Аудиторские процедуры для проверки кадрового потенциала в учреждении

Поэтому целесообразно провести аудиторские процедуры для проверки кадрового потенциала в учреждении. В связи с этим требуется общее методическое обеспечение инициативного кадрового аудита. Топ-менеджерам очень важно осознавать, что анализ состояния кадрового ресурса и потенциала компании очень важен для эффективного планирования развития предприятия, повышения его статуса, принятия важных управленческих решений.

 

Контроль и анализ использования государственных средств являются, как правило, исходным пунктом проведения инициативного кадрового аудита. Изучаются и проверяются системы управления, планирования, мониторинга и контроля в определенной сфере использования государственных средств в соответствии с установленными критериями. Изменения в нормативно-правовой базе, регулирующей аудиторскую деятельность, привели к сокращению количества аудиторов и аудиторских организаций, уменьшению объемов проверок, изменению отношения клиентов к необходимости проведения аудита и, соответственно, к аудиту как таковому.

 

Несмотря на такие тенденции, внедряются новые законодательные акты, регулирующие аудиторскую деятельность, направленные на изменение подходов к проведению аудита и его ориентацию на международный уровень.

Один из наиболее значимых документов, внесших важные поправки и изменения в Федеральный закон N 307-ФЗ от 30.12.2008 "Об аудиторской деятельности", - Федеральный закон от 01.12.2014 N 403-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации".

 

Данный Закон был ожидаем и довольно долго обсуждался в аудиторском сообществе. Его принятие в корне изменило устойчивые стереотипы, сложившиеся в аудиторской деятельности за последние пять лет, так как документ активирует переход российского аудита на Международные стандарты аудита (МСА) и изменяет критерии создания и функционирования саморегулируемых организаций аудиторов (СРОА).

Международные стандарты аудита в России начали применяться с 1 января 2017 г.

 

По нашему мнению, повышение интереса к кадровому аудиту связано с ужесточением контроля со стороны трудовой инспекции в связи с нынешним положением экономики страны - с необходимостью сокращения затрат на персонал организаций, особенно в государственном секторе.

 

Обращая внимание на другую сторону применения методов инициативного кадрового аудита как инструмента управления персоналом, можно выделить ряд плюсов:

 

- повышение работоспособности коллектива организации;

- эффективное решение проблемных ситуаций, касающихся межличностных отношений;

- результативное использование кадрового потенциала;

- оптимизация работы всей государственной системы и системы управления на местах.

 

Таким образом, применение инициативного кадрового аудита учреждений в сфере государственной службы не только подтверждает прозрачность принятия управленческих решений и минимизации затрат на содержание государственного аппарата, но и зачастую повышает интеллектуальный потенциал самой организации за счет выверенной кадровой политики, своевременности и продуманности в решении кадровых вопросов.

 

Если рассматривать конкретные участки инициативного кадрового аудита, то условно кадровые документы можно разделить на два вида:

Ниже в таблице представлен необходимый минимум документов в области кадрового делопроизводства, который должен оформляться и вестись в любой организации.

 

Документ	Пояснения
Правила внутреннего трудового распорядка	Локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. ст. 189, 190 ТК РФ)
Положение о защите персональных данных	Статьи 86 - 88 ТК РФ
График отпусков	Статья 123 ТК РФ
Трудовые договоры	Статьи 16, 56 - 59, 67 ТК РФ
Должностные инструкции	Должностные обязанности работников могут быть установлены и в трудовых договорах, однако следует помнить, что должностная инструкция обычно имеет развернутое содержание, что реально позволяет регулировать работу сотрудников
Трудовые книжки	Статьи 65, 66 ТК РФ. Все записи в трудовые книжки вносятся только на основании приказов, проверка правильности внесения в них записей осуществляется в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей к ней	Пункты 40 - 41 Правил ведения и хранения тмрудовых книжек
Личные карточки работников	Пункт 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек. В личных карточках содержатся персональные данные работников, поэтому они должны храниться в сейфе, чтобы к ним не имели доступа посторонние лица
Приказы	О приеме на работу, увольнении, предоставлении отпусков, направлении в командировку и пр. (ст. ст. 62, 68, 84.1, 193 ТК РФ и др.) и основания для их издания (заявления, акты, служебные записки, соглашения и т.п.)
Положение об оплате труда и премировании	Часть 2 ст. 135 ТК РФ
Ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска, выплат при увольнении, графики работы	Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения <3>
Расчетные листки	Статья 136 ТК РФ. Расчетные листки в обязательном порядке выдаются вместе с заработной платой, при этом хранить их дубликаты организация не обязана (Письмо Минтруда России от 14.04.2016 N 02-06-05/21573)
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем	Статья 101 ТК РФ
Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы, если работодателем проводится аттестация работников	Часть 2 ст. 81 ТК РФ
Положение о коммерческой тайне, если в трудовых договорах с работниками установлена их обязанность сохранять коммерческую тайну	Статьи 10, 11 Закона о коммерческой тайне
Договоры о полной материальной ответственности	Если такая ответственность устанавливалась для работников в договорном порядке
Коллективный договор	Если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выступит с инициативой о его заключении

 

К сведению. С 1 января 2017 г. вступил в силу Федеральный закон от 03.07.2016 N 348-ФЗ "О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей - субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям". Установлено, что работодатели - субъекты малого предпринимательства вправе полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов, которые содержат нормы трудового права. Речь идет о правилах внутреннего трудового распорядка, положениях об оплате труда и о премировании, графике сменности и ряде других актов. Вместо этого они могут включить условия, которые должны быть прописаны в локальных нормативных актах, непосредственно в трудовые договоры с работниками. Причем указано, что трудовые договоры должны заключаться на основе типовой формы, утверждаемой Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

 

Следует не забывать, что за пренебрежение требованиями законодательства при организации кадрового документооборота контролирующие органы могут привлечь фирму к ответственности. Напомним, что на основании ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде влечет наложение административного штрафа:

 

- на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей - от 1000 до 5000 руб.;

- на юридические лица - от 30 000 до 50 000 руб.

 

За уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора для юридических лиц штраф может достигать 100 000 руб. (ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ), а при повторном совершении такого правонарушения для должностных лиц предусмотрена дисквалификация на срок от одного года до трех лет, а штраф увеличивается до 200 000 руб.

 

Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, следует периодически проводить инициативный аудит кадровой документации.